テレワークがデフォルトになって久しくなってきました。
コミュニケーション、特にオンライン会議での資料作成について感じたことをメモします。
私の職場では、Microsoft の Teams が導入されていますが、さまざまな事情があって、いくつかの機能は制限されています。ホワイトボード機能は使えませんし、OneNote もインストールされておらず、タッチペンなどのデバイスも使用禁止。クリエイティビティを表現するのに少しハードルを感じます。
かつてファシリテーションを学んだときには、「ファシリテーション・グラフィック」といって、ホワイトボードの活用など、リアルな場*1での見える化スキルがありました。もともと手書きが好きだったこともあって、この手法は大いに活用してきましたが、こういう状況になると紙やホワイトボードが使えず、音声会話は被ってしまい、資料でもなかなか全体感を伝えられず・・悶々。
しかしこの状況下で生産性をあげていく工夫をするのがこれからのニューノーマルなのだなと感じています。
私の職場における資料作成は、従来から習慣的に Excel で作成されることが大部分でした。2000年代には、トヨタの「A3x1枚にまとめる資料」に追随していたこともあり、先輩方の Excel A3資料がすばらしく整理されていたことを思い出します。私は資料配布係として、さながらセンター試験会場のアルバイトのごとく、大量のA3資料（紙）を手に抱え、出席者のみなさまに1枚ずつ配り歩いていましたね。いまならDXで抹殺されそう。。
一方、Teamsでの資料共有が会議コミュニケーションの中心になった昨今、特にPCの画面の大きさに制約されることを考えると、Powerpoint での資料作成スキルを向上させていくことが生産性に繋がるのかも。と感じています。かつてお偉いさんに報告する際は、Powerpoint資料を大会議室のスクリーンに投影するため、「役員は小さい字は見えないぞ」と言われ、「フォントサイズは最低18pt」などとするルールがありましたが、いまではお偉いさんから新入社員までが手元のPC画面で見るので、より表現できる情報量は多くなります。かと言って詰め込めば良いわけではありませんが。
かつて職場の課外授業で「効果的なコミュニケーションとは」というテーマで各自発表したことがありました。そのなかであがっていたポイントの一つに「基本的な身だしなみ」があります。メラビアンの法則にも通ずるところがありますが、身だしなみが整っていない人との会話は、初めからマイナスイメージを与えてしまいます。
このことを照らし合わせると、これからは資料にも「身だしなみ」が問われてくるのかなと感じています。個人スキルに依存することなく、組織の生産性を向上させるために、「身だしなみを整える」ことをどのように浸透させていくかがこれから大切になるなと、遅まきながら気づいた節分の夜でした。
birdie-chance92.hatenablog.com
*1:これからはオンラインでのリアル、オンラインでの配信、などの区別に置き換わるのかもしれませんね。
