プロジェクトリカバリのコツとヒント（２） - 知者は水を樂しみ、仁者は山を樂しむ

プロジェクトを診る

まずはプロジェクトに対する理解を深める必要があります。

プロジェクト開始段階からプロジェクトマネージャを担っている場合はともかくとして、途中で引き継いだ場合は特に、プロジェクトを「診る＝診断する」ことが必要になってきます。トラブルプロジェクトでは、実態がよくわからない状態になっていることが少なくありません。資料と実態が乖離している場合もあります。資料だけを「見て」、それが真実だと理解してしまっては、プロジェクトを「診て」いることにはなりません。

前任者やプロジェクトメンバーに現状を尋ねるとき、その経緯や背景を掘り下げてみてください。「それはなぜですか？」の問いかけで真実に近づいていくことができると思います。また、事実のように語られる内容も、言い方は悪いですが信憑性に疑問を持つことが必要です。

それは誰が言ったのですか？
それはあなたの意見ですか？
その原因は何だと思いますか？
それは何の資料を見ればわかりますか？

上記のように尋ねていくと、実は「みんながそう言っているからそういうものだと思っていた」「原因は把握していない」「どこの資料だったかな・・（あるいは資料には載っていない）」などという答えが返ってきたりします。ただしここで、メンバーを責めることは禁物です。そのように考えるに至った背景を探っているので、プロジェクト全体の問題と考えるのが正しい姿勢です。

課題管理台帳を診る

また、プロジェクト状況の実態を探る手段として、「課題管理台帳の記載レベル」を評価するやり方があります。以下のような点をチェックします。

そもそも管理台帳がない
台帳はあるが更新頻度が低い（通常、課題は日々発生するもの）
担当者と期限の設定がない
起票〜完了のプロセスが定義されていない（誰が起票するか、誰が承認するか、誰がクローズするか）

進捗資料はその時点のスナップショットですが、課題管理台帳は生きているプロジェクトを映すべき資料ですので、この鮮度が低そうであれば、プロジェクト状況は良くないと言わざるを得ません。

メンバーの立場から見れば、通常の作業のほかに記入すべきドキュメントが増えるので、面倒と感じるかもしれません。しかし、課題を提起することで、その課題は個人のものではなくプロジェクトの課題となるので、抱え込まないためにも記録してもらうことが重要です。タイムリーに記載をしておかないと、プロジェクトを「見えなくしている」過失となります。